Prozessanalyse im Browser
Was kostet der Prozess, wo staut es sich, was bringt das Soll?
Zeichnen Sie Ihren Geschäftsprozess als Bahnen-Diagramm und tragen Sie ein, was die Beteiligten schätzen: Fälle im Monat, Zeit je Schritt, Personen je Rolle. Durchlaufzeit, Kosten je Fall, Personalbedarf und Engpass stehen sofort da, auch getrennt nach Falltyp – ohne Simulationsaufbau und ohne Systemdaten.
Was sofort berechnet wird
Jede Änderung am Diagramm rechnet den ganzen Prozess neu. Die Werte unten stammen aus der Vorlage „Rechnungseingang“ mit 1.200 / Monat – so erscheinen sie im Editor, sobald Sie die Vorlage öffnen.
Falltypen: jeder Fall auf seinem eigenen Weg
Nicht jeder Vorgang läuft gleich. In der Vorlage „Auftragsabwicklung“ sind drei Falltypen hinterlegt: Standardauftrag (80 %), Sonderanfertigung (15 %) und Export (5 %). Jeder Falltyp nimmt an den Entscheidungen seinen eigenen Weg und darf an einzelnen Schritten eigene Zeiten haben.
Im Diagramm hat jeder Falltyp eine Farbe, die Linienstärke zeigt die Menge. Die Kennzahlen gibt es für den ganzen Prozess und je Falltyp – so wird sichtbar, wenn ein kleiner Teil der Fälle einen großen Teil der Arbeit bindet.
| Falltyp | Anteil der Fälle | Durchlaufzeit | Kosten je Fall | Anteil an der Bearbeitungszeit |
|---|---|---|---|---|
| Standardauftrag | 80 % | 5,8 Arbeitstage (gilt nur ohne Rückstand) | 48,93 € | 57 % |
| Sonderanfertigung | 15 % | 9,1 Arbeitstage (gilt nur ohne Rückstand) | 187,93 € | 37 % |
| Export | 5 % | 6 Arbeitstage (gilt nur ohne Rückstand) | 71,43 € | 5 % |
Ergebnisse weitergeben, vorhandene Modelle durchrechnen
Das Ergebnis bleibt nicht im Browser. Es geht als Datei ins Lastenheft, in den Bericht und in die Präsentation – und ein Prozessmodell, das es schon gibt, laden Sie hoch und rechnen es durch.
Excel mit Mengengerüst für das Lastenheft
Mengengerüst, Schritte, Kennzahlen, Bahnen, Übergaben und Formulare, Maßnahmen und Ist-Soll-Vergleich stehen in eigenen Blättern. Zahlen bleiben Zahlen, Zeiten stehen in Minuten und zusätzlich lesbar.
PDF, PowerPoint, Bild und BPMN 2.0
PDF-Bericht im Querformat mit Diagramm, Kennzahlen, Auslastung je Bahn, Schritten, Maßnahmen, offenen Fragen („zu klären“) mit Stand und Ergebnis der Klärung, Ist/Soll-Vergleich und – wenn gerechnet – den Ergebnissen der Simulation; PowerPoint-Folien mit bearbeitbaren Tabellen; das Diagramm als SVG oder PNG; BPMN-2.0-XML mit Diagrammdaten für andere BPMN-Werkzeuge.
Vorhandenes Modell hochladen und durchrechnen
BPMN-Dateien aus Camunda, Signavio, Bizagi und anderen Werkzeugen einlesen: Bahnen, Schritte und Verbindungen werden übernommen. Besondere Ereignisse wie Zeit-Grenzereignisse, ereignisbasierte Verzweigungen oder Terminierungs-Enden rechnet die App vereinfacht, Inhalte von Teilprozessen bleiben außen vor; der Importbericht nennt jede Vereinfachung und alles, was nicht übernommen wurde. Mit Zeiten und Mengen ergänzt, stehen die Kennzahlen da.
Schrittlisten aus Tabellen
Eine Liste aus Excel oder CSV einlesen oder aus Excel und Word einfügen, eine Zeile je Schritt. Sie ordnen die Spalten zu und sehen Hinweise zu einzelnen Zeilen, bevor etwas übernommen wird.
Rechenweg zu jeder Kennzahl
In der Auswertung lässt sich zu jeder Kennzahl der Rechenweg aufklappen, Schritt für Schritt bis zur Summe. Ein Klick auf einen Schritt zeigt ihn im Diagramm.
Maßnahmen mit zuschaltbarer Wirkung
Hinterlegen Sie, was eine Maßnahme ändert: Schritt entfällt, kürzere Zeit, anderes IT-System, andere Anteile oder mehr Personal. Jede Maßnahme lässt sich einzeln ein- und ausschalten; Soll-Ansicht und Ist/Soll-Vergleich rechnen sofort mit.
Andere Fallzahl und Simulation
Was ändert sich bei mehr Fällen? „Andere Fallzahl durchrechnen“ stellt Auslastung und Rückstand je Bahn, Personalbedarf und Kosten je Jahr für heute und die neue Menge nebeneinander, ohne den Prozess zu ändern. Die Simulation schickt einzelne Fälle mit begrenztem Personal durch den Prozess und zeigt Warteschlangen, Bestand und Rückstand sowie, was eine Person mehr je Bahn oder eine einzelne Maßnahme bewirkt; ihre Ergebnisse gehen in PDF und PowerPoint ein.
Prozesslandkarte
Alle Prozesse auf einen Blick, gruppiert in Führungs-, Kern- und Unterstützungsprozesse oder eigene Gruppen: je Prozess Fallzahl, Durchlaufzeit, Kosten je Jahr, höchste Auslastung und eine Ampel aus Prüfungen, Engpass und Überlast, darunter die Summe; abgeleitete Soll-Prozesse stehen bei ihrem Ist-Prozess und zählen nicht doppelt, ebenso ein Prozess, der mit gleichem Inhalt in der Cloud und im Browser liegt. Sortier- und filterbar, auch nach Ordner, als Bild oder PDF exportierbar.
Teilen, gemeinsam bearbeiten, am Handy erfassen
Mit Konto: ein Freigabe-Link zum Ansehen und Kommentieren, der oben die wichtigsten Kennzahlen zusammenfasst, eine Live-Sitzung, in der mehrere gleichzeitig am Prozess arbeiten, und Erfassungslinks, über die Beteiligte am Handy ihre Zeiten eintragen und Probleme melden.
Wofür Sie die App einsetzen
Ist-Aufnahme vor der ERP-Einführung
Vor der Systemauswahl brauchen Sie Abläufe mit Mengen: wie viele Fälle, welche Varianten, wo Formulare und Medienbrüche liegen. Das Mengengerüst entsteht mit dem Diagramm statt in einer getrennten Tabelle.
Reorganisation
Wer übernimmt welchen Schritt, wie viele Übergaben entstehen, welche Rolle wird zum Engpass? Ändern Sie Bahnen und Personenzahlen und sehen Sie die Wirkung auf Durchlaufzeit und Auslastung.
Digitalisierungsvorhaben
Medienbrüche, doppelte Erfassung und Papierformulare werden als eigene Kennzahl sichtbar. Hinterlegen Sie Maßnahmen mit ihrer Wirkung und vergleichen Sie Ist und Soll an denselben Zahlen.
Personalbedarf begründen
Aus Fallzahl, Bearbeitungszeit und verfügbarer Arbeitszeit ergibt sich der Bedarf in Vollzeitstellen je Rolle – mit Rückfragen und Sonderfällen gerechnet und Schritt für Schritt nachvollziehbar.
Für wen
Fach- und Prozessverantwortliche
die ihren Prozess selbst aufnehmen und verbessern sollen, ohne Prozessexperte zu sein. Leitfragen im Editor fragen an der passenden Stelle nach Mengen, Zeiten und Formularen.
Organisations-, IT- und Prozessberater
die Prozesse beim Kunden aufnehmen – im Workshop am Beamer oder in der Nachbereitung – und ein Ergebnis mit Zahlen übergeben wollen statt nur ein Bild.
Projektleiter in Digitalisierungs- und ERP-Vorhaben
die Ist-Prozesse mit Mengen, Zeiten und Kosten als Entscheidungsgrundlage brauchen und Varianten nicht unter den Tisch fallen lassen wollen.
Was die App ist – und was nicht
Damit Sie das Ergebnis richtig einordnen:
Schätzung statt Simulationsstudie
Die Sofortrechnung arbeitet mit Ihren Angaben: mit der typischen Zeit jedes Schritts und den mittleren Durchläufen je Fall. Liegezeiten sind dort eine Angabe; Wartezeiten, die erst durch Überlast entstehen, ergeben sich nicht von selbst, deshalb gilt die Durchlaufzeit bei Überlast nur als Mindestwert. Dafür gibt es in der Auswertung eine Simulation, die Fälle mit begrenztem Personal durch den Prozess schickt.
Kein Process Mining
Die App liest keine Ereignisprotokolle aus Ihren Systemen. Sie rechnet aus dem, was die Beteiligten im Gespräch angeben – gerade dort, wo es noch kein System gibt oder der Vorgang über Papier und E-Mail läuft.
Keine Systemdaten nötig
Keine Schnittstelle, kein Datenexport aus ERP oder Ticketsystem. Fallzahlen und Zeiten genügen als Schätzung, am besten als Spanne vom besten bis zum schlechtesten Fall.
BPMN-Darstellung, nicht der ganze Standard
Das Diagramm nutzt die gebräuchlichen BPMN-Symbole: Bahnen, Aufgaben, Entscheidungen, parallele Verzweigungen, Warten, Datenobjekte und Textanmerkungen. Den vollen Umfang der Notation bildet es bewusst nicht ab.
Vorlagen für typische Büroprozesse
Jede Vorlage ist ein vollständig ausgefüllter Beispielprozess mit Bahnen, Zeiten als Spannen, Mengen, Personen und Kostensätzen. Öffnen Sie eine, ändern Sie die Zahlen und sehen Sie, was sich verschiebt.
Rechnungseingang
Eingangsrechnungen von der Poststelle bis zur Zahlung, mit Rückfrage beim Lieferanten und Freigabe ab 5.000 €.
Im Editor öffnenRechnungseingang (Soll) Soll
Der Rechnungseingang nach E-Rechnung, automatischer Datenübernahme in das ERP und Pflichtangaben auf jeder Bestellung.
Im Editor öffnenAngebotserstellung
Vom Eingang der Anfrage bis zum versendeten Angebot, mit Machbarkeitsprüfung und Kalkulation für Sonderanfragen.
Im Editor öffnenAuftragsabwicklung
Auftragsabwicklung mit Standardaufträgen, Sonderanfertigungen und Export auf eigenen Wegen.
Im Editor öffnenBeschaffung über Bestellanforderung
Von der Bestellanforderung über Genehmigung, Bestellung und Lieferung bis zum gebuchten Wareneingang, mit Katalogartikeln und Einzelbeschaffungen auf eigenen Wegen.
Im Editor öffnenReklamationsbearbeitung
Kundenreklamation von der Erfassung über Prüfung und Gutschrift bis zur Antwort an den Kunden, mit Qualitätsmängeln und Transportschäden auf eigenen Wegen.
Im Editor öffnenPersonaleinstellung
Von der Stellenanforderung über Ausschreibung und Gespräche bis zum unterschriebenen Vertrag.
Im Editor öffnenGenehmigungsantrag
Allgemeiner Antrag mit Vollständigkeitsprüfung, fachlicher Prüfung und Genehmigung durch die Führungskraft.
Im Editor öffnenOhne Konto, Ihre Daten bei Ihnen
Ohne Konto bleibt Ihr Prozess im Speicher Ihres Browsers auf Ihrem Gerät.
Ein Konto brauchen Sie nur, wenn Sie Prozesse in der Cloud speichern, per Link teilen oder gemeinsam bearbeiten wollen. Die Anmeldung läuft über einen Code per E-Mail, ohne Passwort.
Es werden keine Statistik- oder Werbedienste geladen. Datenschutzerklärung
Fragen und Antworten
Was kostet Prozessanalyse.app?
Nichts. Editor, Vorlagen, Lernbereich und Rechner sind kostenlos und ohne Anmeldung nutzbar.
Brauche ich ein Konto?
Nein. Ohne Konto arbeiten Sie im Browser, der Prozess bleibt auf Ihrem Gerät. Ein Konto brauchen Sie erst zum Speichern in der Cloud, zum Teilen per Link und für die gemeinsame Bearbeitung.
Muss ich BPMN beherrschen?
Nein. Sie arbeiten mit wenigen Symbolen: Start, Ende, Aufgabe, Entscheidung, Warten. Wer BPMN kennt, liest das Diagramm sofort; wer es nicht kennt, sieht ein Bahnen-Diagramm. Wer lieber tippt, erfasst die Schritte in der Tabellenansicht, eine Zeile je Schritt.
Woher kommen die Zahlen?
Aus Ihren Angaben: Fälle je Zeitraum, Bearbeitungs- und Liegezeit je Schritt, Anteile an Entscheidungen, Personen und Kostensätze je Bahn. Die App rechnet daraus nach festen Regeln; gleiche Eingaben ergeben immer dieselben Zahlen.
Wie genau ist das Ergebnis?
So genau wie die Schätzungen, die hineingehen. Deshalb nimmt die App Zeiten als Spanne und rechnet den besten, typischen und schlechtesten Fall. Die Spanne zeigt, wie stark das Ergebnis von den Schätzungen abhängt und welche Zeiten sich nachzumessen lohnt.
Was unterscheidet die App von Process Mining?
Process Mining wertet Ereignisprotokolle aus IT-Systemen aus und braucht dafür Systemdaten. Die App rechnet aus den Angaben der Beteiligten und funktioniert deshalb auch vor einer Software-Einführung und bei Abläufen über Papier, E-Mail und Telefon.
Können Kolleginnen und Kollegen mitarbeiten?
Ja, mit Konto: per Freigabe-Link zum Ansehen und Kommentieren, gemeinsam in einer Live-Sitzung und über Erfassungslinks, mit denen Beteiligte am Handy ihre Zeiten eintragen und Probleme melden.
Die Methode dahinter
Der Lernbereich erklärt Schritt für Schritt, wie Sie einen Prozess aufnehmen und auswerten – unabhängig davon, mit welchem Werkzeug Sie arbeiten.
- Was ist eine Prozessanalyse?
- Ist-Aufnahme Schritt für Schritt
- Prozesskosten berechnen
- Falltypen und Sonderfälle
- Rechner: Prozesskosten, Personalbedarf, Durchlaufzeit
Ein Angebot der C-led Solutions GmbH. Sie möchten einen Prozess gemeinsam mit uns aufnehmen oder ein Soll-Konzept erarbeiten? Kontakt