Mengengerüst und Fallzahl erheben

Ein Mengengerüst beschreibt, wie oft ein Vorgang vorkommt: wie viele Rechnungen, Anträge oder Bestellungen je Tag, Woche oder Monat eingehen und wie sie sich auf die Wege im Prozess verteilen. Ohne diese Fallzahl lassen sich weder Kosten je Jahr noch Personalbedarf oder Engpass berechnen. Erheben Sie sie aus Systemauswertungen, einer kurzen Strichliste oder als begründete Schätzung, und halten Sie fest, woher jede Zahl stammt.

Was gehört in ein Mengengerüst?

Im engeren Sinn ist das Mengengerüst die Liste der Fallzahlen: Fälle je Zeitraum für jeden Prozess, den Sie untersuchen. Für eine Prozessanalyse braucht es zusätzlich die Verteilung innerhalb des Prozesses, also welcher Anteil der Fälle an einer Entscheidung welchen Weg nimmt und wie oft zurückgefragt wird.

Erst beides zusammen macht aus einem Ablaufbild eine rechenbare Grundlage. Die Zeiten je Schritt beschreiben einen einzelnen Fall, die Mengen sagen, wie oft dieser Fall im Monat anfällt. Wie aus beidem Kosten und Personalbedarf werden, zeigen die folgenden Lektionen.

• Fälle je Zeitraum, etwa 1.000 Eingangsrechnungen im Monat
• Zeitraum der Angabe: Tag, Woche, Monat oder Jahr
• Anteile an jeder Entscheidung, etwa 80 % vollständig und 20 % mit Rückfrage
• bei mehreren Varianten die Anteile der Falltypen
• Herkunft der Zahl: Systemauswertung, Zählung oder Schätzung, mit Datum

Drei Wege zur Fallzahl

Die beste Quelle ist meist schon vorhanden. Fast jeder Vorgang hinterlässt Spuren in einem System: Belegnummern im ERP, Tickets, Einträge im Dokumentenmanagement, Bewerbungen im Bewerberportal. Eine einfache Auswertung über zwölf Monate liefert die Fallzahl und zeigt zugleich, wie stark sie schwankt.

Wo kein System zählt, etwa bei Papierpost oder telefonischen Anfragen, hilft eine Strichliste über zwei bis vier Wochen. Die Beteiligten machen bei jedem Eingang einen Strich und vermerken auffällige Fälle. Das kostet wenig und ist erstaunlich belastbar.

Bleibt nur die Schätzung, fragen Sie konkret: „Wie viele davon liegen an einem normalen Montag auf Ihrem Tisch?“ statt „Wie viele sind es so im Jahr?“. Kleine, anschauliche Zeiträume schätzen Menschen deutlich besser. Rechnen Sie die Antwort anschließend hoch und lassen Sie das Ergebnis von einer zweiten Person bestätigen.

Zeiträume umrechnen

Fallzahlen werden in unterschiedlichen Zeiträumen genannt. Für Kosten je Jahr und Kapazität rechnet die App sie einheitlich um. Ein Tag bezieht sich auf Arbeitstage, nicht auf Kalendertage.

Spitzen, Saison und Durchschnitt

Ein Jahresmittel verdeckt, dass viele Büroprozesse ungleichmäßig belastet sind. Rechnungen häufen sich zum Monatsende, Bewerbungen nach einer Ausschreibung, Reklamationen nach einer Lieferung mit Mängeln. Für Kosten je Jahr ist das Mittel richtig. Für die Frage, ob das Team die Arbeit schafft, zählt dagegen der belastete Zeitraum.

Erheben Sie deshalb neben dem Mittel den stärksten Monat oder die stärkste Woche. Rechnen Sie die Auslastung einmal mit dem Mittel und einmal mit der Spitze. Liegt die Spitze über der Kapazität, entsteht in dieser Zeit ein Rückstand, auch wenn das Jahresmittel unkritisch aussieht.

Anteile an Entscheidungen schätzen

Jede Entscheidung im Diagramm braucht Anteile, sonst ist unklar, wie viele Fälle welchen Weg gehen. Im Lehrbeispiel Rechnungsprüfung sind 80 % der Rechnungen vollständig, 20 % lösen eine Rückfrage beim Lieferanten aus; 30 % liegen über der Freigabegrenze von 5.000 €.

Anteile lassen sich oft leichter schätzen als absolute Zahlen: „Von zehn Rechnungen, wie viele müssen Sie zurückschicken?“ Wo ein System Betragsgrenzen oder Status kennt, prüfen Sie die Schätzung mit einer Auswertung nach. Wie sich Anteile auf die Rechnung auswirken, erklärt die Lektion Entscheidungen, Rückfragen und Schleifen richtig rechnen.

Mengengerüst im Lastenheft

Vor einer Software-Einführung gehört das Mengengerüst ins Lastenheft. Anbieter dimensionieren Lizenzen, Speicher und Schnittstellen danach, und die Fallzahlen zeigen, welche Prozesse sich zu automatisieren lohnen. Üblich ist eine Tabelle mit Prozess, Fallzahl, Zeitraum, Spitzenwert und Quelle.

Wer das Mengengerüst aus der Prozessaufnahme ableitet, liefert mehr als nackte Zahlen: Zu jeder Fallzahl gehört der Ablauf mit Bearbeitungszeiten, Anteilen und beteiligten Rollen. Wie das vor einer ERP-Einführung abläuft, beschreibt die Lektion Ist-Aufnahme vor der ERP-Einführung.

Häufige Fehler

• Kalendertage und Arbeitstage vermischen: 30 Fälle am Tag sind nicht 900 im Monat.
• Nur das Jahresmittel erheben und die Spitze übersehen.
• Fälle doppelt zählen, etwa eine korrigierte Rechnung als zweiten Eingang.
• Anteile an einer Entscheidung, die nicht 100 % ergeben; die App normalisiert sie und meldet die Abweichung als Prüfung.
• Die Herkunft der Zahl nicht festhalten, sodass später niemand weiß, ob gemessen oder geschätzt wurde.

Häufige Fragen

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