Prozess abgrenzen: Auslöser, Ergebnis und SIPOC
Einen Prozess abzugrenzen heißt, vor der Aufnahme festzulegen, womit er beginnt, womit er endet, wer beteiligt ist und für wen er ein Ergebnis liefert. Das bewährte Hilfsmittel dafür ist SIPOC: eine Tabelle aus Lieferanten (Suppliers), Eingaben (Inputs), Prozess (Process), Ergebnissen (Outputs) und Kunden (Customers). Zusammen mit der Fallzahl je Monat entsteht so ein Rahmen, auf den sich alle Beteiligten einigen, bevor über Einzelheiten gesprochen wird.
Warum die Abgrenzung zuerst kommt
Ohne Abgrenzung beschreibt jede beteiligte Person ihren eigenen Ausschnitt. Der Einkauf beginnt bei der Bestellung, der Fachbereich beim Bedarf, die Buchhaltung bei der Rechnung. Im Workshop wird dann über Schritte gestritten, die gar nicht zum vereinbarten Prozess gehören, und am Ende fehlt der Anfang oder das Ende.
Eine Abgrenzung ist in einer halben Stunde erledigt und spart in der eigentlichen Ist-Aufnahme deutlich mehr Zeit. Sie legt außerdem fest, was ein „Fall“ ist – und damit, worauf sich Fallzahl, Durchlaufzeit und Kosten je Fall beziehen.
Auslöser und Ergebnis
Der Auslöser ist das Ereignis, das einen Fall startet: eine Rechnung geht ein, ein Kunde fragt ein Angebot an, eine Stelle soll besetzt werden, ein Antrag wird gestellt. Formulieren Sie ihn als Ereignis, nicht als Tätigkeit („Rechnung eingegangen“, nicht „Rechnung bearbeiten“).
Das Ergebnis ist der Zustand, mit dem ein Fall abgeschlossen ist: die Rechnung ist gebucht und angewiesen, das Angebot liegt beim Kunden, der Vertrag ist unterschrieben. Prüfen Sie, ob es mehrere Enden gibt – etwa eine abgelehnte Bestellanforderung. Solche Abbrüche gehören zum Prozess und werden als eigenes Ende aufgenommen.
Im Diagramm werden Auslöser und Ergebnis zu Start und Ende. Wenn Sie in der App einen neuen Prozess beginnen, heißen diese beiden Elemente in der leeren Aufnahme bereits so.
SIPOC: die fünf Spalten
SIPOC ordnet die Abgrenzung in fünf Spalten, die von links nach rechts gelesen werden:
- Lieferanten (Suppliers): Wer liefert etwas, das der Prozess braucht? Das können interne Abteilungen, Kunden oder externe Partner sein.
- Eingaben (Inputs): Was wird geliefert? Formulare, Anfragen, Rechnungen, Daten, Material.
- Prozess (Process): Die Hauptschritte in fünf bis sieben Stichworten, bewusst grob. Die Einzelheiten kommen später im Bahnen-Diagramm.
- Ergebnisse (Outputs): Was entsteht? Ein gebuchter Beleg, ein versandtes Angebot, ein Bescheid.
- Kunden (Customers): Wer bekommt das Ergebnis und beurteilt, ob es gut ist?
Beispiel: Beschaffung über Bestellanforderung
Die Vorlage „Beschaffung über Bestellanforderung“ enthält eine solche Abgrenzung. Auslöser: Ein Fachbereich braucht Material oder eine Dienstleistung. Ergebnis: Die Ware ist eingegangen und gebucht. Die Menge liegt bei 500 Anforderungen im Monat.
| Lieferanten | Eingaben | Prozess (grob) | Ergebnisse | Kunden |
|---|---|---|---|---|
| Fachbereiche, Lieferanten | Bestellanforderung, Angebote | anfordern – genehmigen – Lieferant auswählen – bestellen – Ware annehmen – buchen | Gebuchter Wareneingang | Fachbereiche |
Beteiligte und Kunde benennen
Aus der Abgrenzung ergibt sich, wer an der Aufnahme teilnehmen sollte. Jede Rolle, die einen Schritt im Prozess ausführt, wird später eine Bahn im Diagramm – siehe Bahnen, Rollen und Übergaben. Externe Partner wie Lieferanten oder Kunden bekommen ebenfalls eine Bahn, auch wenn sie nicht befragt werden.
Der Kunde des Prozesses ist nicht immer der Kunde des Unternehmens. Beim Rechnungseingang sind es der Lieferant, der sein Geld erwartet, und die Finanzbuchhaltung, die den Abschluss braucht. Es lohnt sich, den Kunden ausdrücklich zu fragen, was für ihn ein gutes Ergebnis ist: schnell, vollständig, fehlerfrei? Daraus folgt, welche Kennzahl später im Vordergrund steht.
Fallzahl und Zeitraum festlegen
Zur Abgrenzung gehört die Menge: Wie viele Fälle gibt es je Tag, Woche, Monat oder Jahr? Ohne diese Zahl lassen sich Kosten je Jahr, Personalbedarf und Auslastung nicht rechnen. Eine grobe Größenordnung genügt für den Anfang; wie Sie sie gewinnen, beschreibt Mengengerüst und Fallzahl.
In der App gehören Auslöser, Ergebnis, SIPOC und die Fallzahl zu den Rahmendaten des Prozesses. Sie stehen damit neben dem Diagramm und werden mit dem Prozess gespeichert.
Häufige Fehler bei der Abgrenzung
- Zu groß abgegrenzt: „Auftragsabwicklung von der ersten Anfrage bis zur Mahnung“ ist eine Prozesskette, kein Prozess. Teilen Sie sie in mehrere Prozesse; deren Zusammenhang zeigt eine Prozesslandkarte.
- Zu klein abgegrenzt: Wer nur „Rechnung prüfen“ aufnimmt, sieht die Liegezeiten davor und danach nicht.
- Auslöser als Tätigkeit formuliert: Dann ist unklar, wann ein Fall beginnt, und die Durchlaufzeit lässt sich nicht eindeutig messen.
- Abbrüche vergessen: Abgelehnte Anträge oder zurückgezogene Anfragen verursachen Arbeit, auch wenn sie nicht beim Ergebnis ankommen.
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Beschaffung über Bestellanforderung · 500 / Monat
Die Vorlage „Beschaffung über Bestellanforderung“ hat Auslöser, Ergebnis, SIPOC und 500 Fälle im Monat in den Rahmendaten sowie einen Abbruch für abgelehnte Anforderungen.
Beispiel im Editor öffnenHäufige Fragen
Wofür steht SIPOC?
Für Suppliers, Inputs, Process, Outputs, Customers – auf Deutsch Lieferanten, Eingaben, Prozess, Ergebnisse und Kunden. Die Tabelle beschreibt den Prozess von außen, bevor er im Detail aufgenommen wird.
Wie detailliert sollte die Prozessspalte im SIPOC sein?
Fünf bis sieben Stichworte reichen. Die Spalte soll zeigen, ob alle vom selben Prozess sprechen, nicht den Ablauf ersetzen.
Muss jeder Prozess genau ein Ende haben?
Nein. Viele Prozesse haben ein reguläres Ende und ein oder mehrere Abbrüche, etwa eine abgelehnte Anforderung. Werden Abbrüche als solche gekennzeichnet, zeigt die Abschlussquote, wie viele Fälle regulär abgeschlossen werden.
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