Ist-Aufnahme vor der ERP-Einführung und Lastenheft

Vor der Auswahl eines ERP-Systems sollten die betroffenen Prozesse im Ist aufgenommen werden: mit Ablauf, Rollen, Formularen, IT-Systemen und vor allem mit Mengen und Zeiten. Daraus entstehen drei Teile des Lastenhefts: die Prozessbeschreibung, das Mengengerüst und die Kennzahlen des Ist als Vergleichsbasis. Ohne diese Aufnahme beschreibt das Lastenheft Funktionen, aber nicht die Arbeit, die das System tragen soll.

Warum vor der Systemauswahl aufnehmen

Ein ERP-System bildet Prozesse ab. Wer es auswählt, ohne die eigenen Prozesse zu kennen, vergleicht Funktionslisten und merkt erst in der Einführung, dass ein häufiger Sonderfall nicht vorgesehen ist oder ein Formular, auf das drei Abteilungen angewiesen sind, nirgends vorkommt.

Die Ist-Aufnahme beantwortet vor der Auswahl die Fragen, die Anbieter ohnehin stellen werden: Wie viele Aufträge, Rechnungen, Bestellungen gibt es? Welche Varianten laufen anders? Wo wird heute zwischen Systemen abgetippt? Wer gibt was frei? Und sie liefert die Zahlen, an denen sich das Projekt später messen lassen muss.

Was zu jedem Prozess aufgenommen wird

Für jeden Prozess, den das neue System berührt, reicht eine Aufnahme in dieser Tiefe:

• Abgrenzung: Auslöser, Ergebnis, Kunde des Ergebnisses, beteiligte Rollen und Systeme. Siehe Prozess abgrenzen mit SIPOC.
• Ablauf als Bahnen-Diagramm mit Entscheidungen und Rückschleifen.
• Bearbeitungs- und Liegezeit je Schritt, als Spanne geschätzt.
• Fallzahl je Zeitraum und Anteile an Entscheidungen.
• IT-System je Schritt und Medium jeder Übergabe; daraus ergeben sich die Medienbrüche.
• Formulare, Listen und Belege am Schritt (unter „Formulare und Dokumente“).
• Probleme, die die Beteiligten heute sehen.

Das Mengengerüst

Das Mengengerüst ist der Teil des Lastenhefts, der beschreibt, wie viel das System leisten muss: Aufträge pro Tag, Rechnungen pro Monat, Artikel, Kunden, Lieferanten, Benutzer. In vielen Projekten wird es getrennt vom Prozessbild in einer Tabelle gepflegt. Das hat einen Nachteil: Die Zahlen hängen nicht an den Schritten, und niemand prüft, ob sie zum Ablauf passen.

Wird die Fallzahl im Prozessmodell erfasst, ergibt sich ein großer Teil des Mengengerüsts aus dem Modell selbst: Wie oft ein Schritt je Zeitraum vorkommt, ist Fallzahl mal Durchläufe je Fall. Im Lehrbeispiel „Rechnungsprüfung“ mit 1.000 Rechnungen im Monat läuft die Prüfung 1,25-mal je Fall, weil jede fünfte Rechnung nach der Rückfrage erneut geprüft wird; die Freigabe betrifft 30 % der Rechnungen. Wie Fallzahlen erhoben werden, zeigt Mengengerüst und Fallzahl.

Varianten gehören dazu, nicht nur der Regelprozess

Viele Leitfäden empfehlen, bei der Aufnahme nur den Regelprozess abzubilden und Abweichungen nur dann, wenn sie häufig sind. Für ein Lastenheft ist das zu wenig. Gerade die seltenen Varianten, etwa Exportaufträge mit Ausfuhrpapieren oder Sonderanfertigungen mit eigener Arbeitsvorbereitung, entscheiden oft darüber, ob ein Standardsystem passt oder angepasst werden muss.

Legen Sie solche Varianten als Falltypen mit ihrem Anteil an. Die Vorlage „Auftragsabwicklung“ zeigt das mit Standardaufträgen (80 %), Sonderanfertigungen (15 %) und Export (5 %), die an der Entscheidung „Auftragsart?“ und „Export?“ eigene Wege nehmen. Jeder Falltyp erhält im Diagramm eine eigene Farbe, und alle Kennzahlen gibt es auch je Falltyp.

Medienbrüche und Formulare als Anforderungen

Jeder Medienbruch im Ist ist eine mögliche Anforderung an das neue System: Kann es die Daten aus der Dokumentenablage übernehmen? Kann die Freigabe im System erfolgen statt per E-Mail? Kann der Lieferant elektronisch liefern? Ebenso ist jedes Formular, das heute auf Papier oder in einer Tabelle neben dem System geführt wird, ein Kandidat für eine Funktion im neuen System oder bewusst für den Verbleib außerhalb.

Die Lektion Medienbrüche und Formulare beschreibt, wie beides im Modell erfasst wird.

Vom Ist zum Abgleich mit dem System

In der Auswahl wird jeder aufgenommene Schritt gegen die angebotenen Systeme gehalten: Deckt der Standard ihn ab, braucht es eine Anpassung, oder entfällt der Schritt, weil das System ihn anders löst? Diese Gegenüberstellung, oft Fit-Gap-Analyse genannt, gelingt nur, wenn der Ist-Ablauf auf Schrittebene vorliegt.

Das Ergebnis lässt sich als Soll-Modell abbilden: Schritte, die entfallen, Schritte, die automatisiert werden, Übergaben, die ins System wandern. Der Vergleich von Ist und Soll zeigt dann, was die Einführung an Durchlaufzeit, Kosten und Personalbedarf erwarten lässt. Wie das geht, beschreibt Soll-Konzept und Maßnahmen bewerten.

Wie gründlich die Aufnahme sein muss

Eine Ist-Aufnahme vor einer ERP-Einführung ist keine Organisationsuntersuchung. Ziel ist nicht, jede Ausnahme zu dokumentieren, sondern genug zu wissen, um Anforderungen zu begründen und das Projekt später zu messen. Eine gute Faustregel: Jeder Prozess, den das System berührt, wird einmal mit den Beteiligten in einer Sitzung aufgenommen und danach mit Zeiten und Mengen ergänzt. Prozesse, die das System nicht berührt, bleiben auf der Prozesslandkarte ohne Detail.

Was ins Lastenheft gehört

Aus der Ist-Aufnahme fließen diese Teile ins Lastenheft:

1. Prozessbeschreibung: Diagramm je Prozess mit Rollen, Systemen und Entscheidungen.
2. Mengengerüst: Fallzahlen je Zeitraum, Anteile der Varianten, Häufigkeit der Schritte.
3. Formulare, Listen und Belege, die das System erzeugen, verarbeiten oder ersetzen soll.
4. Schnittstellen: heutige Medienbrüche und gewünschte Übergaben zwischen Systemen.
5. Kennzahlen des Ist als Vergleichsbasis: Durchlaufzeit, Kosten je Fall, Personalbedarf, Übergaben und Medienbrüche je Fall.
6. Offene Punkte: Fragen, die in der Aufnahme nicht beantwortet werden konnten, etwa Freigabegrenzen oder die Häufigkeit eines Sonderfalls. Im Editor stehen sie als „Zu klären“ am Schritt und gesammelt im Bericht. Ein Lastenheft, das offene Punkte nennt, ist verlässlicher als eines mit geratenen Angaben.

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