Engpass im Prozess erkennen
Der Engpass eines Prozesses ist die Rolle mit der höchsten Auslastung, sofern diese mindestens 85 % erreicht: Sie bestimmt, wie viele Fälle der Prozess insgesamt bewältigen kann. Erkennbar wird er erst, wenn Fallzahl, Bearbeitungszeit und Personal zusammen gerechnet werden. Der Schritt mit der längsten Liegezeit ist dagegen oft kein Engpass, sondern ein Wartepunkt mit anderen Ursachen.
Was ein Engpass ist
In jedem Prozess gibt es eine Stelle, die am knappsten besetzt ist, gemessen an der Arbeit, die dort anfällt. Steigt die Fallzahl, gerät diese Stelle zuerst ins Hintertreffen. Verbesserungen an anderen Stellen beschleunigen dann wenig, weil die Fälle sich vor dem Engpass stauen.
Im Büro ist der Engpass meist eine Rolle oder eine Abteilung, nicht ein einzelner Arbeitsplatz. Deshalb rechnet die App die Auslastung je Bahn. Die Formeln dazu stehen in der Lektion Personalbedarf und Auslastung berechnen.
Wie die App den Engpass bestimmt
Die Regel ist bewusst einfach und nachvollziehbar:
- Für jede Bahn mit Personenzahl wird die Auslastung berechnet: Bedarf ÷ Kapazität.
- Engpass ist die Bahn mit der höchsten Auslastung, sofern diese mindestens 85 % beträgt. Liegt sie darunter, nennt die App diese Bahn nur als höchste Auslastung, nicht als Engpass.
- Engpass-Schritt ist die Aufgabe mit der größten Last in dieser Bahn, also Durchläufe × Bearbeitungszeit.
- Bahnen für externe Partner, Kunden und IT-Systeme zählen zur Durchlaufzeit, werden aber nicht als Engpass ausgewiesen.
- Farben an Schritt und Bahnkopf: gelb ab 85 %, rot über 100 % oder als Engpass.
- Über 100 % nennt die App den Rückstand: die Fälle je Zeitraum, die liegen bleiben. Gezählt werden dabei nur die Fälle, die diese Bahn durchlaufen. Für den ganzen Prozess zählt, wie viele Fälle je Zeitraum weniger ein Ende erreichen, als eintreffen – nie eine Summe über Bahnen.
- Bei Überlast ist die Durchlaufzeit der Sofortrechnung ein Mindestwert: Die App kennzeichnet sie mit „gilt nur ohne Rückstand“, denn die tatsächliche Durchlaufzeit wächst mit jedem Zeitraum.
Beispiel: Engpass und Wartepunkt
Im Lehrbeispiel Rechnungsprüfung liegt jede freigabepflichtige Rechnung drei Arbeitstage (1.440 Minuten) bei der Bereichsleitung. Das ist die längste Liegezeit eines Bearbeitungsschritts. Trotzdem ist die Bereichsleitung nicht der Engpass: Bei vollem Zulauf bräuchte sie 25 Stunden im Monat bei 29,3 Stunden Kapazität, also 85 %. Weil die Kreditorenbuchhaltung 10 Rechnungen im Monat liegen lässt, kommen bei ihr nur 297 Freigaben an: 24,8 Stunden, 84 %. Ihre lange Liegezeit kommt nicht aus Überlast.
Der Engpass ist die Kreditorenbuchhaltung mit 266,7 Stunden Bedarf bei 264 Stunden Kapazität: 101 % Auslastung, rund 10 Rechnungen Rückstand je Monat. Engpass-Schritt ist „Rechnung erfassen“, weil er mit 6 Minuten je Fall die größte Last in dieser Bahn trägt.
| Bahn | Bedarf je Monat | Kapazität je Monat | Auslastung |
|---|---|---|---|
| Kreditorenbuchhaltung | 266,7 h | 264 h | 101 % (Engpass) |
| Bereichsleitung | 24,8 h | 29,3 h | 84 % |
| Lieferant | – | – | externe Bahn, kein Engpass |
Was am Engpass hilft
Am Engpass gibt es drei Hebel, die sich kombinieren lassen:
- Last senken: Schritte vereinfachen, Doppelerfassung vermeiden, Daten automatisch übernehmen.
- Rückfragen vermeiden: Jede Rückschleife bringt zusätzliche Durchläufe genau dort, wo Zeit knapp ist.
- Kapazität erhöhen: mehr Personen, höhere Verfügbarkeit für diesen Prozess oder Verlagerung einzelner Schritte in eine andere Rolle.
Der Engpass wandert
Wird der Engpass entlastet, rückt die nächsthöher ausgelastete Rolle an seine Stelle. Prüfen Sie nach jeder Maßnahme, wo die höchste Auslastung jetzt liegt. Auch die Fallzahl verschiebt den Engpass: Eine Rolle, die bei 1.000 Fällen im Monat gerade noch mitkommt, kann bei saisonalen Spitzen zum Engpass werden. Rechnen Sie deshalb auch mit der Spitzenmenge aus dem Mengengerüst.
Grenzen der Sofortrechnung
Die App rechnet Auslastung und Engpass sofort aus Ihren Angaben. Die Liegezeiten übernimmt sie dabei aus der Schätzung der Beteiligten. Dass vor einem überlasteten Engpass zusätzliche Wartezeit entsteht und die Durchlaufzeit wächst, ergibt sich aus dieser Rechnung nicht von selbst; die Auslastung über 100 % und der Rückstand sind der Hinweis darauf.
Wie stark Wartezeiten aus Überlast tatsächlich wachsen, zeigt die Simulation im Analysebereich der App: Sie schickt Fälle einzeln durch den Prozess und lässt sie vor jeder Bahn warten, bis jemand frei ist. Die Unterschiede beider Verfahren erklärt die Lektion Simulation und Process Mining.
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Rechnungsprüfung (Lehrbeispiel) · 1.000 / Monat
Im Lehrbeispiel Rechnungsprüfung ist die Kreditorenbuchhaltung als Engpass markiert. Schalten Sie die Maßnahme „Bestellnummer als Pflichtangabe“ ein und sehen Sie, wie die Auslastung unter 100 % fällt.
Beispiel im Editor öffnenHäufige Fragen
Woran erkenne ich den Engpass in einem Büroprozess?
An der Rolle mit der höchsten Auslastung, also dem größten Verhältnis von benötigter zu verfügbarer Arbeitszeit, sofern sie mindestens 85 % erreicht. Dafür brauchen Sie Fallzahl, Bearbeitungszeiten und die Personenzahl mit Verfügbarkeit je Rolle.
Ist der Schritt mit der längsten Wartezeit der Engpass?
Nicht unbedingt. Lange Liegezeiten entstehen auch durch Sammeln, Abwesenheit oder Warten auf Dritte. Der Engpass ist dort, wo die Arbeit die Kapazität am stärksten ausschöpft.
Warum zeigt die App bei einem externen Partner keinen Engpass?
Für externe Partner, Kunden und IT-Systeme ist meist keine Kapazität bekannt und auch nicht beeinflussbar. Ihre Zeit zählt zur Durchlaufzeit, aber sie werden nicht als Engpass ausgewiesen.
Was ist, wenn keine Rolle über 85 % liegt?
Dann weist die App keinen Engpass aus. Sie nennt aber die Bahn mit der höchsten Auslastung, damit Sie wissen, wo der Prozess bei steigender Menge zuerst knapp wird.
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