Soll-Konzept erstellen und Maßnahmen bewerten

Ein Soll-Konzept beschreibt, wie der Prozess nach den geplanten Änderungen ablaufen soll, und belegt, was diese Änderungen bringen. Es entsteht nicht als neues Bild auf leerem Blatt, sondern aus dem Ist: Jede Maßnahme verändert bestimmte Angaben im Modell, und der Vergleich der Kennzahlen zeigt ihre Wirkung auf Durchlaufzeit, Kosten und Auslastung. Mit dem einmaligen Aufwand ergibt sich daraus die Amortisation.

Vom Problem zur Maßnahme

Ausgangspunkt sind die Probleme, die bei der Schwachstellenanalyse am Schritt festgehalten wurden. Zu jedem wichtigen Problem gehört eine Maßnahme mit:

• einer konkreten Beschreibung, was geändert wird,
• einer verantwortlichen Person und einem Termin,
• einem Status (offen, in Arbeit, erledigt),
• dem einmaligen Aufwand in Euro, etwa für Software, Anpassung oder Schulung,
• der erwarteten Wirkung auf das Modell.

Wirkung als Änderung am Modell

Die Wirkung einer Maßnahme ist keine Schätzung in Prozent, sondern eine Änderung an einer Angabe im Modell. So bleibt nachvollziehbar, woher eine Einsparung kommt. Die App kennt diese Arten von Wirkung:

• Zeit eines Schritts ändern: Bearbeitungszeit, Liegezeit, Rückfrageaufwand oder Rückfrageverzug.
• Rückfragequote oder Sachkosten eines Schritts ändern.
• Schritt automatisieren: keine Personalkosten, keine Auslastung mehr.
• IT-System eines Schritts ändern, was Medienbrüche entfernen oder erzeugen kann.
• Schritt entfällt: Vorgänger werden mit den Nachfolgern verbunden.
• Anteil eines Wegs an einer Entscheidung ändern, etwa weniger unvollständige Eingänge.
• Medium einer Übergabe ändern.
• Angabe einer Bahn ändern: Personen, Verfügbarkeit oder Kostensatz.

Wirkung berechnen: mit minus ohne

Die Wirkung einer Maßnahme ist der Unterschied der Kennzahlen mit und ohne diese Maßnahme, jeweils auf dem Ist-Modell gerechnet. Jede Maßnahme lässt sich einzeln ein- und ausschalten („Im Soll-Zustand berücksichtigen“); ausgeschaltet bleibt sie erfasst, wirkt aber nicht. So sehen Sie, welche Maßnahme wie viel beiträgt und ob zwei Maßnahmen sich gegenseitig die Wirkung nehmen.

Aus der eingesparten Kosten je Jahr und dem Aufwand ergibt sich die Amortisation. Sie wird nur ausgewiesen, wenn die Maßnahme tatsächlich Kosten spart.

Beispiel: Bestellnummer als Pflichtangabe

Im Lehrbeispiel „Rechnungsprüfung“ ist jede fünfte Rechnung unvollständig, meist fehlt die Bestellnummer. Die Rückfrage beim Lieferanten dauert im Mittel 2.400 Minuten Arbeitszeit, das sind fünf Arbeitstage. Die Maßnahme: Die Lieferanten werden schriftlich auf die Pflichtangabe hingewiesen. Aufwand 3.000 €. Erwartete Wirkung: Der Anteil unvollständiger Rechnungen sinkt von 20 % auf 10 %.

Im Modell ist das eine einzige Wirkung, nämlich die Änderung der Anteile an der Entscheidung „Vollständig?“. Alles Weitere rechnet die App: Die Prüfung läuft seltener erneut, weniger Rechnungen warten auf den Lieferanten, die Kreditorenbuchhaltung wird entlastet.

Den Soll-Zustand ableiten und vergleichen

Sind die Maßnahmen bewertet, wird aus dem Ist mit allen eingeschalteten Maßnahmen ein eigenes Soll-Modell. Es enthält dieselben Bahnen und Schritte, nur mit den geänderten Angaben; entfallene Schritte fehlen, die Maßnahmen bleiben als Dokumentation erhalten. Die Vorlage „Rechnungseingang (Soll)“ ist auf genau diese Weise aus der Vorlage „Rechnungseingang“ entstanden.

Im Vergleich stehen Ist und Soll an denselben Kennzahlen nebeneinander, mit der Differenz: Durchlaufzeit, Bearbeitungs- und Liegezeit, Kosten je Fall und Jahr, Übergaben, Medienbrüche, Rückfragen und Schleifen, Anteil ohne Rückfrage, Vollzeitstellen und höchste Auslastung. Das ist die Grundlage für die Entscheidung, nicht das schönere Diagramm.

Neue Prozesse rückwärts planen

Gibt es den Prozess noch nicht, etwa weil eine neue Leistung eingeführt wird, fehlt das Ist. Dann beginnt das Soll beim Ergebnis: Was muss am Ende vorliegen? Was muss unmittelbar vorher passiert sein? Wer kann das liefern? So entsteht der Ablauf rückwärts, Schritt für Schritt bis zum Auslöser.

Auch hier helfen geschätzte Zeiten und Mengen. Schon eine grobe Annahme zur Fallzahl zeigt, ob die vorgesehene Besetzung reicht. Den Personalbedarf rechnet die Lektion Personalbedarf und Auslastung vor, die Kosten je Vorgang der Prozesskosten-Rechner.

Typische Fehler im Soll-Konzept

• Das Soll ohne Ist zeichnen: Dann fehlt die Vergleichsbasis, und Einsparungen bleiben Behauptungen.
• Wirkungen pauschal annehmen („20 % schneller“), statt die Angabe zu ändern, auf die die Maßnahme wirkt.
• Nur Kosten betrachten: Viele Maßnahmen in Büroprozessen wirken vor allem auf Durchlaufzeit und Engpass.
• Alle Maßnahmen nur gemeinsam rechnen: Erst die Einzelwirkung zeigt, welche sich lohnt.
• Den Aufwand vergessen: Ohne Aufwand gibt es keine Amortisation und keine Rangfolge.

Häufige Fragen

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