BPMN in zehn Minuten: die Symbole für die Prozessanalyse
BPMN (Business Process Model and Notation) ist ein verbreiteter Standard, um Geschäftsprozesse als Diagramm darzustellen. Für eine Prozessanalyse brauchen Sie davon nur einen kleinen Teil: Pool und Bahnen für die Beteiligten, Start und Ende, Aufgaben, zwei Arten von Verzweigungen, Warten, Datenobjekte und die Pfeile dazwischen. Diese Symbole sind in zehn Minuten gelernt, und wer BPMN kennt, liest Ihr Diagramm sofort.
Flussdiagramm, Ablaufdiagramm, BPMN: was ist der Unterschied?
Ein Flussdiagramm zeigt eine Folge von Schritten und Entscheidungen mit Kästen, Rauten und Pfeilen. Es sagt nichts darüber, wer einen Schritt ausführt. Für einfache Abläufe genügt das, für Büroprozesse mit mehreren Abteilungen fehlt die wichtigste Information: wo der Vorgang die Hand wechselt.
„Ablaufdiagramm“ ist im Deutschen ein Sammelbegriff für jede grafische Darstellung eines Ablaufs, vom einfachen Flussdiagramm bis zum Bahnen-Diagramm. Ein eigener Standard steckt nicht dahinter.
BPMN ist dagegen ein festgelegter Standard der Object Management Group. Er ordnet Schritte in Bahnen (Rollen) an und unterscheidet Ereignisse, Aufgaben und Verzweigungsarten mit festen Symbolen. Der vollständige Standard ist sehr umfangreich und bis zur Ausführung durch Software ausgelegt. Für die Analyse eines Büroprozesses reicht eine kleine Teilmenge – die folgende.
Pool und Bahnen
Der Pool ist der Rahmen um den ganzen Prozess; sein Kopf links trägt den Namen des Prozesses. Innerhalb des Pools liegen waagerechte Bahnen (englisch Lanes), je eine für eine Rolle, eine Abteilung, einen externen Partner, den Kunden oder ein IT-System. Der Name steht links senkrecht im Bahnkopf.
Jeder Schritt steht in der Bahn dessen, der ihn ausführt. Dadurch wird jeder Wechsel zwischen Bahnen zu einer sichtbaren Übergabe. Mehr dazu in Bahnen, Rollen und Übergaben.
Die Symbole im Überblick
Diese Symbole verwendet der Editor; sie entsprechen in Form und Bedeutung den BPMN-Symbolen gleichen Namens:
| Symbol | Aussehen | Bedeutung | Beispiel |
|---|---|---|---|
| Start | Kreis mit dünnem Rand | Auslöser: Ein Fall beginnt | Rechnung eingegangen |
| Ende | Kreis mit dickem Rand | Ergebnis: Ein Fall ist abgeschlossen (regulär oder als Abbruch) | Rechnung gebucht; Anforderung abgelehnt |
| Aufgabe | Rechteck mit abgerundeten Ecken | Ein Arbeitsschritt einer Rolle oder eines Systems | Rechnung prüfen |
| Entscheidung | Raute mit X | Genau ein Ausgang wird genommen (exklusiv) | Betrag über 5.000 €? |
| Parallelität | Raute mit Plus | Alle Ausgänge laufen gleichzeitig; bei der Zusammenführung wird auf alle gewartet | Machbarkeit klären und Einkaufspreise anfragen |
| Warten | Doppelkreis mit Uhr | Zeit vergeht, ohne dass jemand arbeitet (BPMN: Zeit-Zwischenereignis) | Antwort des Lieferanten, Postlauf, Frist |
| Datenobjekt | Blatt mit Eselsohr an der Aufgabe | Formular, Dokument oder Liste, das gebraucht wird oder entsteht | Bestellanforderung (Formular) |
| Sequenzfluss | durchgezogener Pfeil | Reihenfolge der Schritte | – |
Entscheidung und Parallelität richtig einsetzen
Die Entscheidung (exklusives Gateway) steht für eine Frage, auf die es genau eine Antwort gibt. Die Ausgänge werden mit der Antwort beschriftet, etwa „ja“ und „nein“, und in der Prozessanalyse zusätzlich mit dem Anteil der Fälle: „ja · 80 %“, „nein · 20 %“. Die Anteile sind die Grundlage jeder Rechnung mit Verzweigungen; wie das funktioniert, zeigt Verzweigungen und Schleifen richtig rechnen.
Die Parallelität (paralleles Gateway) bedeutet: Alle Zweige laufen, und zwar gleichzeitig. Am Ende steht eine zweite Raute mit Plus, die wartet, bis alle Zweige fertig sind. In der Vorlage „Angebotserstellung“ klären Technik und Vertrieb bei Sonderanfragen gleichzeitig Machbarkeit und Einkaufspreise, danach wird kalkuliert.
Hat eine gewöhnliche Aufgabe mehrere Ausgänge, wird sie in der App wie eine Entscheidung ohne Symbol behandelt, und die Prüfungen weisen darauf hin. Zeichnen Sie Entscheidungen deshalb ausdrücklich als Raute; das macht das Diagramm auch für andere lesbar.
Rückschleifen in der App
Büroprozesse haben Schleifen: Eine Rechnung geht zur Korrektur zurück, ein Antrag wird nachgereicht. Jede Kante, die zu einem früheren Schritt zurückführt und damit einen Kreis schließt, erkennt der Editor selbst als Rückschleife: Sie wird gestrichelt gezeichnet, damit sie sich vom Vorwärtsfluss abhebt, und zählt in den Kennzahlen als Schleife, auch ohne das Kennzeichen „Rücksprung“. Das Kennzeichen braucht es nur für eine Nacharbeit, die nach vorn zu einem eigenen Korrekturschritt führt.
Wichtig für alle, die BPMN kennen: Im Standard bedeutet eine gestrichelte Linie mit offener Pfeilspitze einen Nachrichtenfluss zwischen zwei Pools. Den verwendet die App nicht, sie arbeitet mit genau einem Pool. Die gestrichelte Rückschleife ist eine Darstellung der App, kein BPMN-Symbol mit eigener Bedeutung; fachlich ist sie ein gewöhnlicher Sequenzfluss zurück zu einem früheren Schritt.
Was über BPMN hinausgeht: die Analyse-Angaben
BPMN beschreibt den Ablauf, aber keine Zeiten und Mengen. Für die Prozessanalyse hängen deshalb an den Elementen zusätzliche Angaben: an Aufgaben Bearbeitungs- und Liegezeit, Rückfragequote, IT-System und Kennzeichnung als automatisiert; an Entscheidungen die Anteile je Ausgang; an Pfeilen das Medium der Übergabe; an Bahnen Personenzahl, Verfügbarkeit und Stundensatz. Daraus rechnet die App Durchlaufzeit, Kosten, Auslastung und Engpass.
Automatisierte Aufgaben laufen ohne Person ab: Sie zählen zur Durchlaufzeit, verursachen aber keine Personalkosten und belasten keine Bahn.
Was bewusst fehlt
Der volle BPMN-Standard kennt zahlreiche weitere Elemente, etwa Nachrichten- und Fehlerereignisse, Teilprozesse, Kompensation, ereignisbasierte Verzweigungen und mehrere Pools mit Nachrichtenflüssen. Für die Aufnahme und Analyse eines Büroprozesses werden sie selten gebraucht und erschweren Fachbereichen das Lesen.
Die App spricht deshalb von „BPMN-Darstellung“: Das Diagramm liest sich wie BPMN, deckt aber bewusst nur diesen Ausschnitt ab. Wer ausführbare Modelle für eine Workflow-Software braucht, arbeitet mit einem vollständigen BPMN-Werkzeug.
Im Editor ausprobieren
Rechnungseingang · 1.200 / Monat
Die Vorlage „Rechnungseingang“ zeigt alle Symbole im Einsatz: fünf Bahnen, zwei Entscheidungen mit Anteilen, ein Warten auf die Korrektur des Lieferanten als Rückschleife und Datenobjekte für Papierrechnung, Scan und Buchungsbeleg.
Beispiel im Editor öffnenHäufige Fragen
Was bedeutet BPMN?
Business Process Model and Notation. Der Standard wird von der Object Management Group gepflegt; die aktuelle Fassung ist Version 2.0.2.
Ist ein BPMN-Diagramm dasselbe wie ein Swimlane-Diagramm?
Nicht ganz. Ein Swimlane-Diagramm ist jedes Diagramm mit Bahnen für die Beteiligten. BPMN ist ein Standard, der unter anderem Bahnen verwendet und zusätzlich die Symbole für Ereignisse, Aufgaben und Verzweigungen festlegt.
Wann nehme ich „Warten“ statt Liegezeit an einer Aufgabe?
Liegezeit gehört zu einer Aufgabe: Der Vorgang wartet, bevor diese Aufgabe beginnt. Ein eigenes Warten-Element lohnt sich, wenn die Wartezeit einen eigenen Grund außerhalb der eigenen Bahnen hat, etwa die Antwort eines Lieferanten oder eine gesetzliche Frist.
Muss ich BPMN lernen, um den Editor zu nutzen?
Nein. Die Symbole erklären sich weitgehend selbst. Diese Lektion hilft vor allem, Diagramme anderer zu lesen und die eigenen so zu zeichnen, dass BPMN-Kundige sie ohne Erklärung verstehen.
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Quellen
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