Prozesskosten berechnen: Kosten je Vorgang
Die Kosten eines Vorgangs ergeben sich aus der Arbeitszeit, die jede Rolle in ihn steckt, multipliziert mit dem Kostensatz dieser Rolle, plus Sachkosten. Entscheidend ist, die Durchläufe einzurechnen: Ein Schritt, den nur 30 % der Fälle erreichen, zählt mit 30 %, ein Schritt in einer Rückfrageschleife mehr als einmal. Mit der Fallzahl wird daraus der Betrag je Jahr.
Die Formel
Die App rechnet die Prozesskosten von unten nach oben, Schritt für Schritt. Liegezeit kostet in dieser Rechnung nichts, denn währenddessen arbeitet niemand am Fall; sie verlängert die Durchlaufzeit, nicht die Personalkosten.
- Bearbeitungszeit in Minuten, typischer Fall; die Spanne aus bestem und schlechtestem Fall zeigt die Unsicherheit.
- Rückfrageaufwand: Bei einer Rückfragequote wird der Aufwand mit der Quote gewichtet hinzugerechnet.
- Kostensatz je Stunde gilt für die ganze Bahn, also für die Rolle oder Abteilung.
- Sachkosten je Durchlauf, etwa Porto, Gebühren oder Kosten je Transaktion eines Dienstleisters.
- Automatisierte Aufgaben haben keine Personalkosten; ihre Sachkosten zählen trotzdem.
Welcher Kostensatz?
Der Kostensatz je Stunde ist die wichtigste Annahme der Rechnung. Er sollte mehr enthalten als das Bruttogehalt: Arbeitgeberanteile, die tatsächlich produktiven Stunden statt der bezahlten und je nach Zweck anteilige Kosten für Arbeitsplatz und Führung. Viele Unternehmen haben dafür intern abgestimmte Stundensätze im Controlling. Nutzen Sie diese, statt eigene zu erfinden. Für eine schnelle Probe ohne Diagramm eignet sich der Prozesskostenrechner.
Für einen Vergleich von Ist und Soll ist die genaue Höhe weniger wichtig als die Gleichbehandlung: Rechnen Sie beide Stände mit denselben Sätzen. Für eine Investitionsentscheidung dagegen zählt der Betrag, und dann gehört die Herkunft des Satzes in die Unterlage.
Beispiel: Rechnungsprüfung
Im Lehrbeispiel arbeitet die Kreditorenbuchhaltung zu 55 € je Stunde, die Bereichsleitung zu 95 € je Stunde. Die Durchläufe stammen aus der Lektion Entscheidungen, Rückfragen und Schleifen richtig rechnen.
| Schritt | Bahn | Bearbeitung je Fall | Kosten je Fall |
|---|---|---|---|
| Rechnung erfassen | Kreditorenbuchhaltung | 1 × 6 = 6 min | 5,50 € |
| Rechnung prüfen | Kreditorenbuchhaltung | 1,25 × 4 = 5 min | 4,58 € |
| Rechnung freigeben | Bereichsleitung | 0,3 × 5 = 1,5 min | 2,38 € |
| Rechnung buchen | Kreditorenbuchhaltung | 1 × 5 = 5 min | 4,58 € |
| Summe | 17,5 min | 17,04 € |
Was die Zahl aussagt und was nicht
Die Prozesskosten zeigen, wo im Ablauf das Geld gebunden ist. Im Beispiel entfallen mehr als vier Fünftel auf die Kreditorenbuchhaltung, und die Rückfrageschleife kostet über die zusätzlichen Prüfungen mit. Eine Maßnahme, die Rückfragen halbiert, senkt deshalb nicht nur die Durchlaufzeit, sondern auch die Kosten je Fall. Wie man das bewertet, zeigt die Lektion Soll-Konzept und Maßnahmen bewerten.
Die Zahl ist eine Schätzung auf Basis geschätzter Zeiten. Sie eignet sich für Vergleiche und Größenordnungen, nicht für eine Buchung. Eine Rechnung, die die Hälfte der Zeit spart, spart nur dann Geld, wenn die frei werdende Zeit anders genutzt wird oder Neueinstellungen entfallen.
Abgrenzung zur Prozesskostenrechnung im Controlling
In der Betriebswirtschaft bezeichnet Prozesskostenrechnung ein Verfahren der Kostenrechnung: Gemeinkosten aus Kostenstellen werden über Kostentreiber auf Teilprozesse verteilt, daraus entsteht ein Prozesskostensatz je Durchführung. Ausgangspunkt sind die gebuchten Kosten einer Periode.
Die Rechnung in einer Prozessanalyse geht den umgekehrten Weg: Sie beginnt beim einzelnen Schritt, bei Zeit und Kostensatz, und summiert nach oben. Das macht sie anschaulicher und erlaubt, eine geplante Änderung vorab durchzurechnen. Beide Verfahren ergänzen sich; liegen Prozesskostensätze aus dem Controlling vor, sind sie ein guter Abgleich für Ihre Schätzung.
Typische Fehler
- Alle Schritte mit Durchlauf 1 rechnen und so Freigaben und Rückfragen überschätzen oder Schleifen unterschätzen.
- Liegezeit als Arbeitszeit bewerten.
- Den Kostensatz je Stunde mit dem Stundenlohn gleichsetzen.
- Einsparungen in Minuten direkt als Geld verbuchen, ohne zu klären, was mit der frei werdenden Zeit geschieht.
- Sachkosten vergessen, etwa Gebühren je Vorgang oder Kosten eines Scan-Dienstleisters.
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Rechnungsprüfung (Lehrbeispiel) · 1.000 / Monat
Im Lehrbeispiel Rechnungsprüfung sehen Sie die Kosten je Fall und je Jahr in der Kennzahlenleiste. Ändern Sie den Kostensatz einer Bahn und vergleichen Sie das Ergebnis mit der Tabelle oben.
Beispiel im Editor öffnenHäufige Fragen
Wie berechne ich die Kosten je Vorgang?
Für jeden Schritt: Bearbeitungszeit in Minuten ÷ 60 × Kostensatz der Rolle, mal Durchläufe je Fall, plus Sachkosten. Die Summe über alle Schritte sind die Kosten je Vorgang.
Zählt Liegezeit zu den Prozesskosten?
Nicht als Personalkosten, denn währenddessen arbeitet niemand am Fall. Lange Liegezeiten kosten aber indirekt, etwa durch verlorene Skonti, Mahnungen oder Nachfragen von Kunden. Diese Folgen müssen Sie gesondert bewerten.
Welchen Kostensatz soll ich ansetzen?
Den im Unternehmen abgestimmten Stundensatz der Rolle, wenn es einen gibt. Sonst einen Vollkostensatz mit Arbeitgeberanteilen auf Basis der produktiven Stunden. Wichtig ist, Ist und Soll mit demselben Satz zu rechnen.
Was ist der Unterschied zum Prozesskostensatz?
Der Prozesskostensatz der Kostenrechnung verteilt gebuchte Gemeinkosten auf Prozesse. Die Prozessanalyse rechnet von der Zeit je Schritt nach oben. Beide Werte lassen sich gegenseitig plausibilisieren.
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