Personalbedarf berechnen: Fallzahl und Zeit
Der Personalbedarf ergibt sich aus der Arbeitszeit, die alle Fälle eines Zeitraums brauchen, geteilt durch die Arbeitszeit einer Vollzeitstelle im selben Zeitraum. Mit der Zahl der vorhandenen Personen zeigt der Rechner auch Auslastung und Rückstand. Vorbelegt ist die Kreditorenbuchhaltung aus dem Lehrbeispiel.
So rechnet der Rechner
Die Formel
Bedarf und Kapazität werden in Stunden je Zeitraum gerechnet. Ein Monat hat bei 220 Arbeitstagen im Jahr 220 ÷ 12 = 18,33 Arbeitstage, eine Woche 220 ÷ 52 = 4,23.
Das vorbelegte Beispiel
1.000 Rechnungen im Monat mit je 16 Minuten Bearbeitung brauchen 266,7 Stunden. Zwei Personen, die 90 % ihrer Zeit für diesen Prozess haben, bringen 2 × 0,9 × 8 × 18,33 = 264 Stunden mit. Die Auslastung liegt bei 101 %: Es fehlen 266,67 − 264 = 2,67 Stunden im Monat, und es bleiben 2,67 ÷ 266,67 × 1.000 = 10 Rechnungen liegen. Rechnerisch reichen 1,82 Vollzeitstellen – aber nur, wenn diese Zeit tatsächlich für den Prozess frei ist.
Verfügbarkeit ehrlich schätzen
Kaum jemand arbeitet acht Stunden am Tag an einem einzigen Prozess. Besprechungen, andere Aufgaben und Krankheit gehören in die Verfügbarkeit. Urlaub und Feiertage dagegen nicht: Sie sind in den Arbeitstagen je Jahr (Vorgabe 220) schon abgezogen. Wer sie zusätzlich von der Verfügbarkeit abzieht, zählt sie doppelt.
Beispiel: Die Kreditorenbuchhaltung verliert 5 % ihrer Zeit an Besprechungen und rund 5 % durch Krankheit, also 90 % Verfügbarkeit und 264 Stunden Kapazität im Monat. Würde man die 30 Urlaubstage (30 ÷ 220 = 13,6 %) noch einmal abziehen, blieben 76,4 % und 224 Stunden, und die Auslastung stiege von 101 % auf 119 %. Wer dagegen zu optimistisch schätzt, rechnet einen Engpass weg, den es gibt. Mehr in der Lektion Personalbedarf und Auslastung.
Gleiche Rechnung wie im Editor
Der Rechner baut einen Prozess mit einer Rolle und einem Schritt und rechnet ihn mit derselben Funktion wie der Editor. Im Editor verteilen Sie die Arbeit auf mehrere Rollen und sehen, welche am höchsten ausgelastet ist; ab 85 % ist sie der Engpass. Der Personalbedarf gesamt zählt dort nur eigenes Personal, also Rollen und Abteilungen, nicht externe Partner, Kunden und IT-Systeme.
Häufige Fragen
Warum ist 100 % Auslastung zu viel?
Fälle kommen nicht gleichmäßig herein. Bei voller Auslastung gibt es keinen Puffer für Spitzen, jede Schwankung verlängert die Liegezeiten. Die App markiert Rollen deshalb ab 85 % gelb und über 100 % rot; die am höchsten ausgelastete Rolle ab 85 % ist der Engpass und wird ebenfalls rot markiert.
Wo bekomme ich die Bearbeitungszeit je Fall her?
Aus der Ist-Aufnahme: je Schritt schätzen lassen und über den Prozess summieren, mit Durchläufen gewichtet; parallele Zweige zählen alle. Das ist die Bearbeitungszeit je Fall. Im Editor geschieht das automatisch für jede Rolle.
Zählen Liegezeiten zum Personalbedarf?
Nein. Der Bedarf entsteht nur durch Bearbeitung. Liegezeit verlängert die Durchlaufzeit, bindet aber keine Arbeitszeit.